De beste scanners
In kantoren zijn er al lang scanners, en ook archieven werken meestal alleen met scans om oude papieren te beschermen. Maar ook voor thuisgebruik worden de scanners steeds interessanter, want ondertussen moet men zelfs de belastingaangifte in digitale vorm aanleveren. Daar is het zinvol om alle facturen en kwitanties te scannen en digitaal te archiveren – de beruchte schoenendoos vol kwitanties zal eindelijk tot het verleden behoren.
Maar niet alleen documenten en facturen, maar ook foto’s, negatieven, dia’s of pagina’s uit een boek kunnen als PDF of JPG op de computer worden opgeslagen, verder verwerkt en gearchiveerd.
De meeste scanners zijn niet tevreden met alleen het maken van een afbeelding van het document, maar herkennen ook de tekst en slaan deze op als een versie die door de computer kan worden gelezen en door de gebruiker kan worden bewerkt. OCR is de magische afkorting die staat voor “Optical Character Recognition”. Sommige scanners voeren deze rekenintensieve taak direct in het apparaat uit, in andere neemt de aangesloten PC deze taak over.
We hebben in totaal 12 scanners van verschillende ontwerpen getest. De prijsklasse van de geteste toestellen is met 70 tot 400 euro zeer breed. Speciaal gespecialiseerde documentscanners zijn erg duur, maar pure flatbedscanners zijn verkrijgbaar voor weinig geld.
De keuze van de juiste scanner hangt dus sterk af van waar u de scanner vooral voor wilt gebruiken. Daarom hebben we vier testwinnaars gekozen.
Flatbed vs. documentscanner
Bij flatbedscanners wordt het origineel op een glazen drager geplaatst met de bedrukte zijde naar beneden en het deksel gesloten. Het scanapparaat verplaatst vervolgens het origineel van boven naar beneden en vangt het op door het glas.
Flat bed scanners hebben het voordeel dat ze meestal een zeer hoge resolutie bieden, iets wat vooral bij het scannen van foto’s belangrijk is. Ze bieden ook de mogelijkheid om een boekpagina of andere dikke originelen en soms zelfs negatieven en dia’s te scannen. Maar het nadeel is dat het slechts één pagina tegelijk kan worden gescand. Wie een stapel platen wil digitaliseren, moet elke pagina afzonderlijk op het glas leggen en er na de scan weer uit halen – dit kan behoorlijk vervelend zijn.
De juiste scanner voor elke toepassing
Zogenaamde document- of voedingsscanners doen dit beter. Ze verwerken ook dikke stapels papier met maximaal 50 vellen in één keer – meestal aan beide zijden. Om dit te doen, geleiden ze het stapeltje blad voor blad langs de scanunit met behulp van rollen. Dit gebeurt vrij snel, want de resolutie van deze modellen is niet erg hoog. Voor tekstdocumenten is dit volledig voldoende en zelfs wat betreft de fotobewerking is het maximum van 600 dpi (dots per inch; eenheid voor de optische resolutie) voor de meeste gebruikers volledig voldoende.
Er zijn ook scanners die deze twee categorieën combineren. Zo heeft de flatbedscanner HP Scanjet Pro 2500f1 een feeder op het deksel die tot 50 vellen kan bevatten en deze achter elkaar kan scannen. Wie de voordelen van beide categorieën wil gebruiken, kiest voor zo’n combinatiescanner.
Mobiele scanners zijn compact en slank, en dankzij WLAN en geïntegreerde accu werken sommige zelfs volledig zonder kabels. Dit is perfect voor buitendienstmedewerkers of andere zakenmensen die veel reizen maar een scanner nodig hebben. Deze apparaten wegen slechts een paar honderd gram en passen in elke notebooktas.
Maar ook degenen die thuis geen groot apparaat op het bureau willen hebben en slechts af en toe willen scannen, zullen met zo’n compact apparaat goed bediend worden. Qua kwaliteit en snelheid kunnen de kleintjes de groten zeker bijbenen. Maar hier moet men elk blad afzonderlijk in de scangleuf steken, wat enige vaardigheid en een vaste hand vereist.
Scanresolutie en software
Bij de aanschaf van een scanner moet men vooral op twee dingen letten: De maximale optische resolutie en de bruikbaarheid van de software. Want vaak is een scanner slechts zo praktisch als de meegeleverde tools die het gescande item ontvangen, samenvoegen, bewerken en opslaan in een bestand op de harde schijf. Als het te omslachtig is om een paar pagina’s om te zetten in een PDF, laat men het snel blijven en de goede bedoeling om het kantoor papierloos te maken lukt niet.
Gelukkig proberen de fabrikanten u met de software zoveel mogelijk werkstappen te besparen. Zo is het vaak mogelijk om een stapel papier met slechts één toetsaanslag volledig te digitaliseren en als bestand op te slaan, althans in het geval van documentscanners. Op voorwaarde dat de gebruiker eerst de afzonderlijke werkstappen configureert – of de standaardinstellingen overneemt.
De juiste software maakt de bediening veel eenvoudiger
De optische resolutie wordt gegeven in dpi, d.w.z. pixels per inch. Hoe hoger het is, hoe meer pixels de scanner van het origineel opneemt en hoe hoger de kwaliteit van de scan. Voor tekstdocumenten is 200 tot 300 dpi meestal voldoende, voor zuivere zwart-witte teksten is 150 dpi ook voldoende. Voor foto’s moet men niet onder de 300 dpi gaan, 600 dpi is beter. Echter: hoe hoger de resolutie, hoe groter het bestand zal zijn. Er moet dus een compromis worden gevonden tussen resolutie en bestandsgrootte.
Wat men met de scan wil doen heeft ook invloed op de keuze van de resolutie. Als men bijvoorbeeld negatieven wil digitaliseren, wat mogelijk is met sommige flatbedscanners in de test, moet men kiezen voor een resolutie van 1.200 dpi of meer. Normaal gesproken wil men deze scans herwerken. En hoe hoger de resolutie, hoe meer beeldinformatie er in de scan zit en hoe beter deze kan worden geretoucheerd. Na de beeldverwerking kan de resolutie weer worden verlaagd om de bestandsgrootte op een draaglijk niveau te houden.
Hoe we hebben getest
We hebben veel onderzoek gedaan en de meest interessante document-, flatbed- en mobiele scanners uit het brede aanbod geselecteerd en besteld bij de redactie.
In de test moesten alle scanners een aantal taken uitvoeren. Eerst moesten alle modellen een testbeeld scannen. Vervolgens hebben we gecontroleerd hoe getrouw de scanners het originele document naar het scherm brachten met 300 dpi en 24 bit kleurdiepte. Hiervoor hebben we natuurlijk de monitor van de test-PC gekalibreerd.
We zetten de JPEG-compressie in elk geval op laag. Dit levert grote bestanden op, maar een betere beeldkwaliteit. Alle andere instelmogelijkheden die de meeste scantools bieden – bijvoorbeeld met betrekking tot helderheid, contrast, toonwaarde en dergelijke – hebben we in de fabrieksinstellingen laten staan om de resultaten met elkaar te kunnen vergelijken (een klik op de foto opent een diavoorstelling; door een rechtermuisklik kunt u de foto’s vervolgens in volledige resolutie downloaden).
De scansnelheid was ook belangrijk voor ons. Hiervoor hebben we een document van vijf pagina’s (aan één kant afgedrukt) gescand in grijswaardenmodus en met 300 dpi, waardoor de tijd stopte totdat de scanner de laatste pagina had vastgelegd. Dit is natuurlijk sneller met voedingsscanners dan met flatbedscanners, waar je de vellen één voor één moet leggen, eruit moet halen en er weer op moet zetten. Maar voor een vergelijking binnen één categorie zijn de waarden significant.
Bovendien moesten alle scanners met een automatische documentinvoer een stapel van 50 dubbelzijdig bedrukte vellen (dus 100 pagina’s) in duplexmodus verwerken, ook in dit geval keken we naar de stopwatch.
Daarnaast moesten de scanners een hele reeks kleinere taken uitvoeren: documenten rechtzetten die scheef of scheef werden gevoerd, documenten automatisch 180 graden verkeerd draaien, lege pagina’s overslaan. Natuurlijk hebben we ook altijd de gebruiksvriendelijkheid van de software gecontroleerd, want wie elke dag veel scant, wil niet te maken hebben met onbegrijpelijke en hardnekkige programma-interfaces.
De modellen die direct een hele stapel documenten kunnen invoeren en scannen, moesten ook een stapel gemengde documenten verwerken. Naast enkele gangbare DIN-A4-vellen waren er taxibonnen, visitekaartjes, deels zeer sterk verkreukelde verkoopbonnen, documenten op dikker papier, deels eerder gevouwen vellen, vellen met post-its erop en een sjabloon dat bestond uit twee pagina’s die aan elkaar geplakt waren. Daarbij hebben we het gedrag van de scanner getest voor het geval er per ongeluk twee vellen tegelijk worden ingevoerd.
Onze lijst met zorgvuldig gekozen scanners:
- favoriet HP SCANJET PRO 2500 F1
Verhoog de productiviteit bij dagelijkse scantaken met een compacte HP ScanJet Pro. Automatiseer de workflow met snel dubbelzijdig scannen, een documentinvoer voor 50 pagina’s, een dagelijks scanvolume van 1500 vel en sneltoetsen. Je kunt ook snel tekst uit documenten halen en bewerken. - CANON LIDE 220
Profiteer thuis van snelle scans van superieure kwaliteit met deze ultracompacte, stijlvolle scanner. Leg foto’s en documenten met hoge resolutie eenvoudig vast met de optie om ze rechtstreeks naar cloudservices te verzenden via de pc. - FUJIFILM INSTAX SHARE SP-3
Vanaf nu hoef je geen papieren meer te bewaren. Door het formaat en de snelheid van de ScanSnap iX100 kun je altijd en overal je documenten digitaliseren. Scan binnen enkele seconden documenten naar je e-mail, Cloud of smartphone, en je hebt altijd de beschikking over je documenten.